Vakinn – Ferlið
Hvers vegna getur Vakinn hjálpað þér?
Vakinn er tæki ábyrgra og metnaðarfullra ferðaþjónustufyrirtækja til að ná mælanlegum árangri á sviði umhverfisverndar, aukinna gæða þjónustu, og ánægju og öryggis starfsfólks.
Með því að hljóta viðurkenningu um þátttöku í Vakanum auglýsir fyrirtækið að unnið er eftir samræmdu gæða- og umhverfiskerfi sem viðskiptavinur getur treyst að veiti honum í það minnsta samræmt þjónustustig á við önnur fyrirtæki með sömu viðurkenningu.
Þátttakan krefst þess m.a. að fyrirtækið geri öryggisáætlanir, viðhafi skipulegt verklag, tryggi nauðsynlega menntun og þjálfun starfsfólks og veiti viðskiptavinum aðgang að viðskiptaskilmálum.
Ferðamálastofa leiðbeinir fyrirtækjum og sinni hlutverki ráðgjafa sem leita má til við innleiðingu Vakans. Sjá einnig leiðbeiningar og fróðleik á heimasíðu Vakans, www.vakinn.is.
Starfsmenn Túns veita nánari upplýsingar um umsóknarferlið, útfyllingu gagna, úttektir og viðurkenningu.
Vottunarferli Vakans hjá Túni skiptist í fimm meginhluta
1. Umsókn til Ferðamálastofu um skráningu í Vakann:
- Farið inn á heimasíðuna vakinn.is („mínar síður“), útfyllið almenna umsókn og sendið inn.
- Ferðamálastofa staðfestir móttöku.
2. Umsókn til Túns um vottunarþjónustu:
- Fyllt er út tilboðsbeiðni á heimasíðu Túns.
- Þegar umsókn er móttekin er gerð áætlun um umfang, tímasetningar og kostnað við vottunarferlið. Drög að samningi til þriggja ára eru send og að honum samþykktum hefst undirbúningur fyrstu úttektar.
- Tún sendir Ferðamálastofu staðfestingu um að umsækjandi sé í vottunarferli Vakans.
3. Úttektarferli:
- Umsækjandi fær aðgang inn á gátlista til útfyllingar, sem staðfesta hvort fyrirtækið uppfyllir viðmið Vakans, og sendir til Túns ásamt ítargögnum.
- Skjalaúttekt fer fram á innsendum gögnum innan mánaðar frá samingi.
- Vettvangsúttekt fer síðan fram innan þriggja mánaða frá því að öll gögn hafa borist. Ef um er að ræða 3-5 stjörnu hótel fer úttekt þó fram innan tveggja mánaða. Niðurstöður úttektar eru kynntar umsækjanda og gögn um nægar úrbætur þurfa að berast áður en ákvörðun um viðurkenningu er tekin.
4. Ákvörðun um viðurkenningu:
- Að úttekt lokinni er tekin ákvörðun um afgreiðslu umsóknar og þeir sem uppfylla kröfur fá sent viðurkenningarskjal Vakans. Niðurstaða er tilkynnt Ferðamálastofu.
- Viðurkenning gildir í þrú ár.
5. Eftirlit og endurviðurkenning:
- Eftirlitsúttekt er gerð a.m.k. einu sinni á ári. Eftirlitsúttekt fer að jafnaði fram á vettvangi, en þar sem áhætta er lítil getur fyrsta eftirlitsúttekt farið fram með skjalaúttekt. Fyrsta eftirlitsúttekt er fyrirvaralaus en aðrar eru tilkynntar með hæfilegum fyrirvara.
- Áður en viðurkenning rennur út er kannað hvort fyrirtækið óski áframhaldandi þátttöku og ef svo er hefst nýtt úttektar- og eftirlitsferli fyrir komandi þrjú ár.
